|
Føremålet med periodedeling er å sørge for naudsynt plass til saksmappene i dagleg arkiv, samt å sikre framfinning ved større endring i administrativ organisering, arkivorganisering eller ved skifte av journalsystem. Sjå meir om dette her(Link til lover) Periodisering er difor ei kontrollert og systematisk overføring av uaktuelle saker frå dagleg arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille føregår vanlegvis på to måtar - skarpt skille eller skille med overgangsperiode. Dette vil variere mellom dei ulike arkiva og kva som er grunnlag for periodedeling. For oversikt over periodiseringsmetode for dei ulike arkiva - gå til arkivserieoversynet (link) Arkivtenesta er ansvarleg for å gjennomføre periodedelinga. Saksarkiv / Emnearkiv Ved inngang til ny valperiode (kvart 4. år) skal det nyttast skille med overgangsperiode på 1 år I det fysiske arkivet skal følgjande framgangsmåte brukast
- Det skal settast ein dato for skille (D), og opprettast eit nytt tomt saksarkiv med emne klare til bruk
- Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiverast i det nye saksarkivet.
- Dersom ei sak oppretta før D får tilført nye dokument skal saka overførast til det nye saksarkivet
- Når overlappingsperioden er over skal alle saker oppretta før D som det ikkje har vore aktivitet i avsluttast, pakkast ned og settast vekk. Sjå bortsetting (link). Det skal deretter utarbeidast avleveringsliste over desse sakene.
I journalsystem basert på Koark-standard skal følgjande framgangsmåte nyttast
- Rutinar for saksavslutning må vere følgde i perioden
- Journalperioden i desse systema kan gå over fleire fysiske arkivperiodar.
I journalsystem basert på Noark 4 standard skal framgangsmåte for periodedeling frå leverandøren følgjast. Periodeskile i journalsystemet skal gjerast parallellt med det fysiske periodeskiljet
- Rutinar for saksavslutning må vere følgde i perioden
- Når D er sett for det fysiske arkivet skal den tilsvarande arkivdelen journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).
- Det skal samtidig opprettast ein arvtakar med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikkje opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dei til arvtakaren.
- Dei sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokument i overlappingsperioden er aktive saker og vil automatisk bli overført til arvtakar.
- Når overlappingsperioden er slutt, skal den gamle arkivdelen få status B (bortsett) og klargjerast for depotuttrekk.
I samband med større endringar i journalen (ny arkivnøkkel, nytt journalsystem) eller i arkivorganiseringa skal det settast skarpt skilje i saksarkivet. Framgangsmåten for slike skilje er
- Dato for periodeskille D skal settast og nytt saksarkiv klargjerast
- Alle dokument skal avskrivast og alle saker avsluttast uavhengig om dei framleis er under handsaming
- Nye saker eller saker som held fram skal opprettast i nytt arkiv med nye saksmapper
- Det skal lagast kryssreferansar mellom gamal og ny saksmappe.
- Gamal saksmappe kan lånast ut og leggast ved ny saksmappe til saka er endeleg avslutta
I journalsystem basert på Koark-standard skal følgjande framgangsmåte nyttast
- Rutinar for saksavslutning må vere følgde i perioden
- Journalperioden i desse systema kan gå over fleire fysiske arkivperiodar eller
- Det skal opprettast nytt Delarkiv
- Det skal lagast kryssreferanse i journalen for alle saker som held fram over dei to periodane
- Der saksmappe frå den føregåande perioden vert lagt til saksmappe for ny periode skal dette markerast som utlån
I journalsystem basert på Noark 4 standard skal framgangsmåte for periodedeling frå leverandøren følgjast. Periodeskile i journalsystemet skal gjerast parallellt med det fysiske periodeskiljet
- Rutinar for saksavslutning må vere følgde i perioden
- Når D er sett for det fysiske arkivet skal den tilsvarande arkivdelen journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell)
- Det skal samtidig opprettast ein arvtakar med status A (Aktiv). Arkivsystemet vil ikkje opprette nye saker i den arkivdelen som har status U, men automatisk knytte dei til arvtakaren.
- Den gamle arkivdelen med status U kan klargjerast for depotuttrekk
Objektarkiv / Spesialarkiv Objektarkiva skal periodiserast einskildvis etter ei individuell vurdering. Det er viktig å ta omsyn til at sakene i objektarkivet kan vere aktuelle sjølv om dei har vore avslutta i lang tid. Fysiske objektarkiv skal periodiserast på følgjande møte
- Det aktive arkivet skal speglast i eit bortsetjingsarkiv med tilsvarande objekt
- Avslutta saker eller objekt skal overførast umiddelbart eller årleg
- Når objektarkivet skal avleverast skal bortsetjingsarkivet og det aktive arkivet slåast saman
I journalsystem basert på Koark og Noark 4 standard skal ein la journalperioden gå over fleire fysiske arkivperiodar. Følgjande framgangsmåte skal nyttast
- Rutinar for saksavslutning må vere følgde i perioden
- Det skal lagast referanse i journalen for alle saker som er flytta til bortsetjing
Bortsetting Dei avslutta sakene frå siste arkivperiode skal skiljast ut, pakkast i arkivboksar og overførast til bortsetjingsarkiv i samsvar med instruks for periodedeling.
- Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal dei enkelte arkivstykka (esker, pakkar, protokollar, etc.) merkast tydeleg med namnet på den eininga som har skapt arkivet, innhald (til vanleg kode og tekst i arkivnøkkelen) og kva tidsrom arkivmaterialet omfattar.
- Arkivavgrensing (som ikkje er gjennomført tidlegare) og kassasjon skal gjennomførast i samsvar med gjeldande føresegner og retningslinjer.
- Ein bør samstundes skilje saker som seinare skal kasserast frå saker som skal bevarast. Kassable saker bør samlast i eigne boksar og merkast med arkivskapar innhald og kassasjonsår.
- Det skal lagast ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarast. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produserast automatisk frå journalsystemet, men nummerering av arkivstykka må påførast særskilt.
|